Jak zareagować na opóźnienie dostawcy
Dostawca sygnalizuje 5-10 dni opóźnienia w zatwierdzonym zamówieniu merch — skrypt eskalacji, plan kontyngencyjny i jak chronić oś czasu eventu.
Pierwsze 24 godziny — oceniaj, nie reaguj
Email z sygnałem opóźnienia uruchamia dwie równoległe akcje w pierwsze 24 godziny: (1) zweryfikuj przyczynę (przeciążenie capacity, opóźnienie materiałów, fail QA, siła wyższa) i (2) zablokuj to, co jeszcze kontrolujesz (pliki artwork, sloty kurierów, listy odbiorców). Nie groź klauzulami karnymi w pierwszej godzinie — zaparci do narożnika dostawcy zwalniają jeszcze bardziej. Najpierw weryfikuj, potem eskaluj.
4-poziomowy skrypt eskalacji
Poziom 1 (Dzień 1): Email do account managera — poproś o zrewidowaną datę dostawy, przyczynę źródłową i co robią, aby odzyskać. Poziom 2 (Dzień 3 jeśli brak planu): Telefon do production managera — proś o codzienne update y, opcje split-ship częściowego na czas. Poziom 3 (Dzień 5 jeśli ryzykownie): Account owner / commercial lead — omów klauzule karne, opcje zastąpienia, częściowy zwrot. Poziom 4 (Dzień 7 jeśli grozi utratą eventu): Aktywuj backupowego dostawcę dla 30-50% wolumenu, pisemne powiadomienie pierwotnego dostawcy, że mitygujesz.
Jak chronić oś czasu eventu
Trzy mitygacje równolegle: (1) Częściowy shipment — poproś o 50-70% wolumenu na oryginalną datę, reszta później; (2) Backupowy dostawca — rozgrzane roczne test order spłaca się tutaj: aktywuj dla 30-50% wolumenu z lead time 5-7 dni; (3) Substytucja event-day — zaakceptuj inny kolor, substrat lub wykończenie na część wolumenu, by utrzymać oś czasu. Skomunikuj substytucję proaktywnie do sponsora eventu.
Notatki specyficzne dla Polska
VAT 23% jest doliczany via KSeF. Produkcja odbywa się z naszego hubu w Warszawa z pokryciem ogólnokrajowym w Polska. Renegocjacje z dostawcami i aktywacja contingency są obsługiwane przez twojego dedykowanego account leada — cała korespondencja jest logowana na potrzeby audytu procurement.