Jak wystawić zamówienie zakupu — gadżety firmowe w Polsce
Czyste PO odblokowuje produkcję w 24 h: oto przewodnik pole-po-polu, przez który przeprowadzamy każdego nowego nabywcę w Polsce, aby e-faktura KSeF za pierwszym razem zgrała się three-way w Twoim systemie AP.
Krok 1 — Wymagane pola nagłówka
Numer PO, data, nazwa, NIP, KRS, REGON, siedziba, adres(y) dostawy, email do PDF mirror e-faktury KSeF, żądana data dostawy, waluta (PLN lub EUR), Incoterms (zwykle DAP siedziba nabywcy lub EXW Warszawa), warunki płatności.
Krok 2 — Pozycje w szczegółach
Na linię: referencja do naszej wyceny, opis (np. "T-shirt bawełna 180 g/m², sitodruk 1-kolor lewa klatka"), kod SKU, ilość, cena jedn. netto, łącznie linii netto, stawka VAT (23% standard, 0% reverse-charge UE), rabat linii. Setup i strike-off jako osobne linie.
Krok 3 — Logika VAT
B2B Polska: VAT 23%. B2B UE z aktywnym NIP VIES: reverse-charge — faktura bez VAT, nabywca samonalicza. Poza UE: faktura bez VAT, EUR.1 dla cła.
Krok 4 — Dostarczanie e-faktury KSeF
Po obowiązkowym wdrożeniu KSeF wszystkie faktury B2B w Polsce są wystawiane przez KSeF (Krajowy System e-Faktur) Ministerstwa Finansów. ID KSeF pojawia się na PDF mirror wysyłanym mailem; nabywca może też pobrać fakturę z KSeF po swoim NIP. Zapisz nasz NIP w master dostawców.
Krok 5 — Warunki płatności
Domyślnie: 50% zaliczki przy potwierdzeniu PO, 50% przy wysyłce. Klienci powtarzalni z linią kredytową: Net 30. Enterprise z ubezpieczeniem kredytu: Net 60. Mechanizm podzielonej płatności (MPP) obowiązkowy powyżej 15 000 PLN dla towarów wrażliwych. Odsetki za opóźnienie zgodnie z polskim KC.
Krok 6 — Potwierdzenie i three-way match
Podpisujemy i kontrasygnujemy PO w 4 godzinach roboczych. Produkcja startuje po akceptacji wzoru. Przy wysyłce e-faktura KSeF odwołuje się do numeru PO; Twoje AP automatycznie dopasowuje PO ↔ przyjęcie towaru ↔ faktura.
FAQ — wystawianie PO dla Polski
Ustne PO?
Dla powtórzeń top-up z master agreement tak, z mailem potwierdzającym w tym samym dniu. Nowe SKU zawsze pisemnie.
PO po angielsku?
Tak — dwujęzyczne EN/PL ok; e-faktura KSeF wychodzi po polsku zgodnie z prawem, z lustrzanymi kolumnami EN w opisie.
Modyfikacja PO?
Wyślij rewizję (PO-001-R1) z odniesieniem do oryginału. Jeśli produkcja ruszyła wyceniamy wpływ; jeśli nie, brak wpływu dla zmian treści.
Umowa ramowa?
Tak — master agreement z call-off PO to standard enterprise. Konfigurujemy lookup ceny per SKU; klient robi call-off miesięcznie.
Wielo-podmiotowe rozliczenie?
Tak — jedno PO można podzielić na kilka podmiotów przez osobne faktury KSeF, każda z własnym NIP.